Uma lista de tarefas diárias torna-se frequentemente uma fonte de stress quando inclui itens de grande escala como “Aprender inglês” ou “Fazer reparações”. O cérebro humano tende a percecionar grandes tarefas como uma ameaça, o que conduz inevitavelmente a procrastinação. A solução para este problema reside no método da decomposição – a arte de dividir uma grande coisa numa cadeia de pequenos passos compreensíveis.
Porque é que o cérebro tem medo de objectivos de grande escala
Quando vemos uma tarefa incerta e desafiante à nossa frente, a amígdala, a parte do cérebro responsável pela resposta de medo, é activada. Não sabemos por onde começar, quanto tempo vai demorar ou qual será o resultado. Como resultado, a mente subconsciente escolhe tácticas de evitamento, forçando-nos a tratar de tarefas secundárias ou a ver incessantemente o feed de notícias.
Divisão de tarefas permite-lhe baixar este limiar de entrada. Uma pequena ação não parece intimidante, pelo que é muito mais fácil começar.
A psicologia das pequenas vitórias
Cada ação concluída, mesmo a mais pequena, desencadeia uma libertação de dopamina. Este é o neurotransmissor responsável pelos sentimentos de satisfação e motivação. Quando risca cinco pequenos itens da sua lista em vez de fazer um grande trabalho durante todo o dia, recebe cinco “injecções” de alegria.
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Aumenta auto-confiança.
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O sentimento de estagnação nos negócios desaparece.
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Cria-se o hábito de terminar o que foi iniciado.
Transparência no planeamento e no controlo
Dividir um projeto em partes permite-nos ver o âmbito real do trabalho. Muitas vezes, uma linha no planeador esconde dezenas de subtarefas que não temos em conta. Decomposição Ajuda:
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Calcular com exatidão os recursos e o tempo necessários.
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Reconhecer os riscos potenciais numa fase inicial.
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Delegar facilmente partes do trabalho a outras pessoas.
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Concentrar-se numa etapa específica sem se distrair com a complexidade global do projeto.
Como dividir corretamente as tarefas
Uma divisão eficaz exige o cumprimento de uma regra simples: cada item deve ser formulado como um ação específica. Em vez de um título de resumo, é preferível utilizar verbos. Por exemplo, em vez de “Apresentação”, deve escrever “Encontrar cinco gráficos para o primeiro diapositivo”.
O tamanho ideal de uma subtarefa é uma ação que demora entre 15 e 60 minutos a concluir. Se um passo demorar várias horas a concluir, vale a pena dividi-lo ainda mais. Isto transforma um caminho complexo num algoritmo compreensível, em que cada passo seguinte decorre logicamente do anterior.
A decomposição das tarefas transforma um fluxo de trabalho caótico num sistema previsível em que o foco passa das expectativas globais para a ação real. O movimento gradual ao longo de um plano claro permite manter uma elevada produtividade sem esgotamento e sem stress emocional desnecessário. Desta forma, mesmo os objectivos mais ambiciosos tornam-se realizáveis através da execução consistente de operações simples e claras.
